Apartmanlarda ve sitelerde o bir vazgeçilmez, o bir hayati mevzu, o adeta binalarımızın kutsal bir parçası, o çok önemli makine parkurlarından biri…. ve o bir asansör…

Evet, Afinga Management olarak bu yazımıza böyle bir giriş yapmak istedik çünkü asansörler kaç katlı olursa olsun yürümeye dahi zorlandığımız günümüz şartlarında binalarımızda ki merdiven dairelerine karşı adeta bir kahraman gibi götürüyor bizi ne yöne gitmek istersek.

Peki hayatımızın vazgeçilmez parçası olan asansörlerin bakımı ve yöneticilerimizin sorumlulukları hakkında ne biliyoruz?

İşte bugün bu konuyu genel hatlarıyla ele alıyoruz.

Yöneticilerin Asansörler Hakkında Bilmesi Gereken Temel Noktalar

Yöneticilerin asansörlerin bakım, onarım ve periyodik kontrollerinde önemli görevleri ve sorumlulukları vardır. Son birkaç yıldır yapılan düzenlemelerle yöneticilerin “bina sorumlusu” olarak dikkat etmeleri gereken mühim görevleri yönetmeliklerle düzenlenmiştir.

Asansör işletme, bakım yönetmeliği uyarınca asansörün güvenli bir şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla düzenli olarak bakımını, periyodik kontrolünü ve onarımını yaptırmaktan sorumlu olan, binada/yapıda kat maliklerinin kendi aralarında seçeceği veya dışarıdan yetki vereceği kişiye veya kat malikine veya maliklerine veya kamu binalarında/yapılarında sorumlu yetkiliye “bina sorumlusu” adı verilir. Yöneticiler sorumlu yetkili konumunda olarak asansör işletme ve bakımlarına dikkat etmelidir.

Yöneticilerin Servis ve Monte Sırasında Dikkat Etmesi Gerekenler

Asansörün bakımı, bina sorumlusu (yönetici) ile bakım sözleşmesi imzalayan asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından yapılır. Yeni bir asansörün hizmete alındığı tarih, asansörün en temel teknik özellikleri, halat ve/veya zincirlerin ve tip kontrol belgesi gerektiren parçaların özellikleri, tesis planları ve elektrik devre şemaları gibi asansörün ana fonksiyonlarını içerecek unsurların, asansör periyodik kontrol sonuçları ile önemli kazaların kayıt edileceği asansör kayıt defteri, söz konusu asansörü piyasaya arz eden asansör monte eden tarafından sağlanır. Ayrıca asansör kimlik numarası, asansör kayıt defterinde belirtilir. Asansör kayıt defterinin bitmesi durumunda, yeni defter bakım sözleşmesi imzalayan asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından temin edilir. Biten kayıt defteri, bina sorumlusu (yönetici) tarafından asansörün kullanım ömrü boyunca muhafaza edilir.

Bina sorumlusu (yönetici) ile sözleşme imzalayan asansör monte eden veya onun yetkili servisi, söz konusu asansör için detaylı bir durum tespit raporu hazırlar ve bina sorumlusuna iletir. Asansör monte eden veya onun yetkili servisince her bakımda yapılan işlemler kayıt altına alınır ve bir nüshası bina sorumlusuna (yönetici) iletildikten sonra bir nüshası da kendisi tarafından muhafaza edilir ve talep edilmesi durumunda ilgililere sunulur. Bina sorumlusu (yönetici) tarafından, bakım sözleşmesi yapılan asansör monte eden veya onun yetkili servisinin dışındaki üçüncü tarafların asansöre müdahalesine izin verilmez.

Apartman ve Site Yöneticilerinin Asansör Bakımı ile İlgili Yükümlülükleri

Bina sorumlusu (yönetici) asansörün güvenli bir şekilde çalışmasını sağlamak üzere ayda bir kez bakımını ve yılda bir kez periyodik kontrolünü yaptırmaktan, bakım ve periyodik kontrol ücretinin ödenmesinden sorumludur. Bina sorumlusu (yönetici) engellilerin erişebilirliği için asansörün sürekli olarak çalıştırılmasını sağlar. Periyodik kontrol ücreti bina sorumlusu (yönetici) tarafından kontrol tarihinden itibaren 30 gün içerisinde ödenir.

Bina sorumlusu (yönetici) asansörle ilgili herhangi bir tehlikeli durumu asansör monte eden veya onun yetkili servisine iletir ve söz konusu asansöre asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından müdahale edilene kadar gerekli güvenlik tedbirlerini alır.

Apartman ve Site Yöneticilerinin Periyodik Kontrol Aşamalarında Bilmesi Gerekenler

Bir binada bulunan asansörün güvenli bir şekilde kullanımını sağlamak amacıyla düzenli olarak bakımını, periyodik kontrolünü ve onarımını yaptırmaktan sorumlu olan, binada/yapıda kat maliklerinin kendi aralarında seçeceği veya dışarıdan yetki vereceği kişi veya kat maliki veya malikleri veya kamu binalarında/yapılarında sorumlu yetkili veya ticari/hizmet amaçlı yapılarda sorumlu yetkili tarafından yaptırılır. Periyodik kontrolün yaptırılmasına dair yükümlülük ilgili idare ve bina sorumlusuna aittir.

Bina sorumlusu (yönetici) asansörün güvenli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere yılda en az bir defa periyodik kontrolünü yaptırır. Bina sorumlusu, engellilerin erişilebilirliği için asansörün sürekli olarak güvenli kullanımını da sağlamak durumundadır.

Bilindiği üzere site yönetimlerinde kat malikleri toplantılarında önemli konulardan biri de yeterli sayıya ulaşılıp ulaşılmadığıdır. Hatta bu öyle bir konudur ki, asla tasvip ettiğimiz bir konu olmasa da, sırf bu yüzden genel kurullarda havada uçan pet su şişeleri ve sandalyeler gördüğümüz de olmuştur.

Sayı bakımından mı çoğunluk aranacak yoksa arsa payı açısından mı çoğunluk aranacak veyahut da farklı bir çoğunluk mu sağlanması gerekecek hususu alınan kararların hukuki olarak usule uygun olması açısından önem arz eder.

Afinga Management, önem arz eden bu duruma istinaden karar yeter sayılarını sizler için bir araya getirdi ve bilgilerinize sundu.

Oybirliği Gerektiren Kararlar

Yasak işler: Anagayrimenkulün, kütükte mesken olarak gösterilen bağımsız bir bölümünde sinema, tiyatro, kahvehane, gazino, pavyon, bar, kulüp, dans salonu ve emsali gibi eğlence ve toplantı yerleri ve fırın, lokanta, pastahane, süthane gibi gıda ve beslenme yerleri ve imalathane, boyahane, basımevi, dükkan, galeri ve çarşı gibi yerler, ancak kat malikleri kurulunun oybirliği ile vereceği kararla açılabilir. (KMK.m.24/2).

Temliki tasarruflar ve önemli işler: Anagayrimenkulün bir hakla kayıtlanması veya arsanın bölünmesi ve bölünen kısmın mülkiyetinin başkasına devrolunması gibi temliki tasarruflar veya anayapının dış duvarlarının, çatı veya damının reklam maksadiyle kiralanması gibi önemli yönetim işleri ancak bütün kat maliklerinin oybirliğiyle verecekleri karar üzerine yapılabilir. (KMK.m.45).

Bağımsız bölüm ilavesi: Anagayrimenkulün üstüne kat ilavesi veya mevcut çekme kat yerine tam kat yapılması veya zemin veya bodrum katlarında veya arsanın boş kısmında 24 üncü maddenin ikinci fıkrasında yazılı yerlerin sonradan yapımı veya ilavesi için kat malikleri kurulunun buna oybirliğiyle karar vermesi ve anagayrimenkulün bu inşaattan sonra alacağı duruma göre, yapılan yeni ilaveler de dahil olmak üzere bütün bağımsız bölümlerine tahsis olunacak arsa paylarının, usulüne göre yeniden ve oybirliğiyle tesbit edilmesi gerekir. (KMK.m.44/1).

Yenilik ve İlaveler – Faydalı Olanlar: Toplam inşaat alanı ikibin metrekare ve üzeri olan binalarda merkezi ısıtma sisteminin ferdi ısıtma sistemine dönüştürülmesi, kat maliklerinin sayı ve arsa payı olarak oybirliği ile verecekleri karar üzerine yapılır (KMK.m.42/4).

Beşte Dört (4/5) Çoğunluk Gerektiren Kararlar

Yönetim Planı Değişikliği: Yönetim planının değiştirilmesi için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu şarttır.

Sayı ve Arsa Payı Çoğunluğu Gerektiren Kararlar

Yenilik ve İlaveler – Faydalı Olanlar: Kat malikleri, anagayrimenkulün ortak yerlerinde kendi başlarında bir değişiklik yapamazlar; ortak yerlerin düzgün veya bunları kullanmanın daha rahat ve kolay bir hale konulmasına veya bu yerlerden elde edilecek faydanın çoğaltılmasına yarayacak bütün yenilik ve ilaveler, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır. (KMK.m.42/1).

Yenilik ve İlaveler – Faydalı Olanlar: Kat maliklerinden birinin isteği üzerine ısı yalıtımı, ısıtma sisteminin yakıt dönüşümü ve ısıtma sisteminin merkezi sistemden ferdi sisteme veya ferdi sistemden merkezi sisteme dönüştürülmesi, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır. (KMK.m.42/4).

Yönetici Ataması: Yönetici, kat maliklerinin, hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır. (KMK.m.34/4).

Denetçi Seçimi: Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. (KMK.m.41/3).

Diğer Kararlar – Genel Kural

Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı, en geç onbeş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur. (KMK.m.30).

Birçok apartman ve sitede olduğu gibi alınan belgesiz mal ve hizmet alımları her zaman problem yaratır. Apartman ve site yönetimlerinin çatı tamiri, elektrik işleri, boya badana işleri, merdiven temizliği gibi satın aldıkları bazı hizmetler sırasında, ilgili kişilerin mükellefiyet durumlarından dolayı belge (fatura, makbuz vb.) vermedikleri, bu durumda muhasebeleştirmenin nasıl yapılacağı ve belge düzeni ile ilgili hususlar hep tartışma yaratır.

Afinga Management olarak bu yazımızı bu konuya ayırdık ve sizlerle paylaşmak istedik.

Apartman ve Sitelere Belge Veremeyen Mükellefler Kimlerdir?

Bilindiği gibi mal veya hizmet alımları sırasında başta fatura olmak üzere bir takım mali belgeler düzenlenmektedir. Dolayısıyla apartman veya site yönetimi mal ve hizmet aldığında tevsik işlemlerini, yani belgelendirme işlemlerini bu belgelere göre yapar ve muhasebe hesaplarına intikal ettirir. Öte yandan bu belgeleri düzenlemek zorunda olmayan ancak iş hayatının içinde bulunan kişilerden de zaman zaman mal veya hizmet alımları yapılabilmektedir.

Vergiden muaf esnaf olarak kabul edilen bu kişiler bir iş yeri açmaksızın gezici olarak çalışan, emekleri ile küçük çaplı işler yaparak para kazanan kişilerdir. Muafiyet kapsamında oldukları için de defter tutmak, fatura, fiş vb. belge düzenlemek ya da beyanname vermek gibi yükümlülükleri bulunmamaktadır. Örneğin kalaycı, musluk tamircisi, çilingir, ayakkabı tamircisi, odun ve kömür kırıcısı, hamallar gibi küçük sanat erbapları vergiden muaf esnaf sınıfındadırlar.

Apartman ve Site Yönetimleri Vergiden Muaf Esnaftan Alışveriş Yaparsa Ne Yapmalıdır?

Esnaf muaflığından yararlanan kişilerden mal veya hizmet satın alındığında apartman ve site yönetimleri açısından en pratik yol “gider pusulası” adı verilen belge düzenlemektir. Apartman ve site yönetimleri tarafından Hazine ve Maliye Bakanlığı ile anlaşmalı ya da anlaşmasız herhangi bir matbaada bastırılabilecek olan gider pusulası vergiden muaf esnafa yönelik olarak düzenlenen bir belgedir. Apartman ve site yönetimleri yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları mallar için gider pusulası düzenler ve işi yapana veya malı satana imzalatırlar. Bu gider pusulaları vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmünde sayılır. Ayrıca gider pusulasının üzerine “Vergi Usul Kanunu Yönetmelik Hükümlerine Tabi Değildir” şeklinde bir açıklama da düşmek gerekmektedir.

Gider pusulası, işin kapsamını, satın alınan malın cins ve türünü, malın miktar ve bedelini ve iş ücretini gösterir. Apartman ve site yönetiminin adı (yönetici imzası) ile işi yapanın veya malı satanın isimleri, tc kimlik no’larını, adreslerini ve işlemin yapıldığı tarihi içerir. İki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası karşı tarafa verilir.

Apartman ve Site Yönetimi Vergiden Muaf Esnaftan Stopaj Yapacak mı?

Apartman ve site yönetimlerinde gider pusulası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bir husus da vergiden muaf esnaftan stopaj yapılması gerektiğidir. Bu tip kişilerden yapılan mal alımları için % 5, hizmet alımları için % 10 oranında kesinti yapılır. Bu konuda ayrıntılı bilgi için Gelir Vergisi Kanunun 94. maddesine bakılabilir. Nitekim Gelir İdaresi tarafından verilen 08.11.2016 tarihli ve 72978 sayılı özelge ile 28.07.2011 tarihli ve 1133 sayılı özelgelerde de aynı doğrultuda açıklamalar yapılmıştır.